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Um servidor público recém-admitido em um município do interior de São Paulo está encarregado de organizar o arquivo da Secretaria de Obras. Ele precisa garantir que os documentos sejam classificados, organizados, armazenados e conservados de forma adequada para facilitar o acesso e a consulta futura, além de cumprir os prazos legais de guarda e descarte. Considerando os princípios da arquivologia, qual das seguintes ações é fundamental para o início desse processo?