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O vocativo Senhor deve ser usado nas comunicações oficiais dirigidas aos cargos de senador, juiz, ministro e governador, da seguinte forma: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador.
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Nas comunicações dirigidas a prefeitos municipais, deve-se empregar a forma de tratamento Vossa Senhoria.
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O fecho “Cordialmente” é adequado ao memorando por expressar polidez e distinção.
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Para atender à exigência de impessoalidade na redação oficial, não se deve indicar o nome do signatário, bastando constar, no documento, a assinatura seguida imediatamente da indicação do cargo do remetente.
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Caso o chefe do setor de comunicação social de uma autarquia federal vinculada a determinado ministério queira comunicar-se com o ministro de Estado respectivo, para tratar de assunto de interesse público, o documento oficial a ser por ele utilizado para esse fim será a mensagem, cujo fecho deverá conter a expressão Respeitosamente, por se dirigir a autoridade hierarquicamente superior.