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O caráter impessoal das comunicações oficiais decorre da ausência de impressões individuais de quem comunica, da impessoalidade conferida ao destinatário da comunicação e do tratamento impessoal a ser dado aos assuntos tratados nas comunicações.
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A forma de tratamento “Vossa Excelência” deveria ser substituída por Ilustríssimo Senhor, substituindo-se, ainda, a preposição “a” que a antecede por ao.
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No campo de endereçamento do envelope utilizado para encaminhamento do documento apresentado, deve constar a expressão Ao Senhor.
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É proibido o emprego do correio eletrônico nas comunicações oficiais, em face de seu caráter informal, que não atende às características precípuas da redação oficial, quais sejam, necessária formalidade, padronização e impessoalidade.
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Em comunicações oficiais, a linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam, devendo ser evitado seu uso indiscriminado, a fim de se garantir a máxima clareza e concisão.