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Na redação de atas de reuniões em instituições públicas, deve-se evitar o modelo das narrações literárias.
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As comunicações expedidas por órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro, excetuando-se as de cunho específico, nas quais é adequado o emprego de jargão técnico.
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A revisão, uma das etapas da elaboração de expedientes oficiais, deve contemplar, entre outros aspectos, a correção ortográfica do texto, uma vez que um erro de grafia pode prejudicar a compreensão da mensagem contida no documento.
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O caráter informal da comunicação por meio do correio eletrônico opõe-se a requisitos básicos da comunicação oficial como formalidade e padronização, razão por que esse meio não pode ser utilizado pelos órgãos da administração pública para transmissão de mensagens e documentos oficiais.
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O documento em referência integra a correspondência oficial denominada aviso, já que foi expedido por autoridade de mesma função hierárquica da autoridade destinatária.