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Em órgão público ou empresa privada, o arquivo intermediário surge da aplicação de plano ou código de classificação e de tabela de temporalidade.
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O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente.
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A proposta de quatro idades documentais é, na verdade, um desdobramento da idade intermediária em duas fases: uma mais próxima e outra mais distante dos usuários diretos.
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Os documentos, assim que encerrado o seu prazo de guarda nos arquivos correntes, são eliminados, transferidos ao arquivo intermediário ou recolhidos ao arquivo permanente.
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O programa de gestão de documentos fundamenta-se em alguns princípios, entre eles, o do respeito à teoria das três idades documentais.