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Os documentos, após cumprirem o prazo determinado para sua permanência no arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo especializado.
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Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.
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Utiliza-se o princípio da proveniência para definir as três idades documentais.
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O ciclo de vida dos documentos é definido pela frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.
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A expedição dos documentos é de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo intermediário para a realização dessa atividade.