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Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente.
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Embora pertençam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vários suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas características físicas.
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Os arquivos permanentes dos órgãos públicos devem atender, especialmente, às necessidades das administrações a que estão associados, pois, mesmo inativos, guardam validade informacional.
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O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.
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O arquivo intermediário pode ser dividido em duas fases: uma em que os documentos ficam próximos do usuário direto, e outra em que eles ficam mais distantes do usuário, considerando-se maior ou menor possibilidade de uso desses documentos.