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Quando é desenvolvida a organização de documentos fotográficos, algumas etapas são de suma importância para o perfeito acesso, tais como: recepção, identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa. Essas etapas devem ser percorridas também para desenhos, plantas, filmes, discos, entre outros.

Esses materiais, tratados adequadamente, constituem os arquivos que são considerados
Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos tem de impedir que um documento sigiloso seja eliminado, sendo que os documentos sigilosos para serem submetidos ao processo de avaliação e receberem a devida destinação têm de se tornar
O arranjo deve ser baseado na forma administrativa da instituição. Para muitos pesquisadores, contudo, sem a formação em Arquivologia, seria mais conveniente que o arranjo fosse cronológico, temático ou geográfico.

Esse arranjo, no entanto, faria desaparecer a percepção da razão de ser do documento, porque
A partir do ciclo vital, existe o entendimento de que a função arquivística é um todo indivisível, desde a administração dos documentos até o arranjo e a descrição dos fundos.

Nesse sentido, função arquivística consiste em
A grande especificidade dos documentos de arquivo, que os diferencia dos documentos das bibliotecas e dos museus, é a organicidade.

Por isso, arquivisticamente, só se entende o documento unitário (unidade mínima) dentro de um conjunto de outros documentos tipologicamente iguais e que somente em conjunto podem documentar uma