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A gestão de documentos diz respeito ao conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento. O instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos é denominado:
Os arquivos de segunda idade e de consulta não frequente, aguardando a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário e geralmente alocados distantes dos escritórios de trabalho, são denominados:
Com relação aos arquivos privados, aqueles que abrangem um grande número de arquivos importantes, destacando-se os religiosos, os notariais e os de movimentos e entidades políticas denominam-se:
A representação de um documento formalmente idêntico a um original, cujas finalidades são reproduzir o original existente ou substituir o original desaparecido, é conhecida como:
O conjunto de documentos de naturezas diversas, que são reunidos oficialmente em capa especial e que vão sendo acumulados no decurso de uma ação jurídica ou administrativa, formando um conjunto materialmente indivisível, denomina-se: