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O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
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A autenticidade e a confiabilidade de documentos arquivísticos digitais são asseguradas por meio de procedimentos administrativos e técnicos para o gerenciamento de riscos e que garantam a segurança contra corrupção ou perda de dados.
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Espécie documental consiste em um metadado relacionado ao documento arquivístico digital.
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Os arquivos permanentes dos órgãos públicos devem atender, especialmente, às necessidades das administrações a que estão associados, pois, mesmo inativos, guardam validade informacional.
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Para que os documentos produzidos por uma instituição possam constituir um fundo, é necessário que a entidade produtora seja administrativa e juridicamente consolidada.