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O documento de arquivo, produzido e(ou) recebido como decorrência natural do desenvolvimento das atividades de um órgão ou uma empresa, tem por função provar e testemunhar a ocorrência dessas atividades.
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A necessidade de manutenção da organização original dos documentos nos setores em que eles foram produzidos e(ou) recebidos é um dos princípios fundamentais da arquivologia, conhecido como princípio da proveniência.
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O caráter orgânico do arquivo é resultado da relação direta que os documentos estabelecem com as atividades desenvolvidas por um órgão ou uma empresa.
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O documento de arquivo consiste em um único exemplar, apesar da necessidade, em algumas circunstâncias, de se ter mais de uma via do documento.


Todo profissional deve reconhecer os documentos produzidos ou recebidos pelas instituições públicas e privadas.
Nesse sentido, observando o documento acima, o profissional reconhece que se trata de um(a)