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A manutenção dos documentos de arquivo nos locais onde foram acumulados obedece ao princípio da ordem original.
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De acordo com o princípio da proveniência, os documentos originados das atividades de uma pessoa jurídica devem ser agrupados separadamente daqueles originados das atividades de outras pessoas jurídicas.
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O princípio da cumulatividade estabelece que o arquivo é uma sedimentação progressiva, natural e orgânica.
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Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida, afirmação que define o princípio da ordem original.
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Independentemente da forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter múltiplo em função do contexto em que foram produzidos.