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O formato dado a um documento de arquivo é o fator que determina o uso e o destino de armazenamento futuro desse documento.
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Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.
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O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar
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O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário.
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Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.