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Os arquivos, antes mesmo da classificação, da avaliação e da descrição dos documentos, devem ser utilizados em atividades educativas e culturais.
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Os arquivos de um órgão público devem atender fundamentalmente às necessidades da administração, o que não impede a sua utilização, por exemplo, como meio didático e de pesquisa.
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O arquivista, devido ao princípio da santidade, não pode alterar o arranjo dado aos documentos pelo órgão de origem, ainda que ele seja ininteligível, cabendo ao arquivista resolver o problema na descrição.
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A partir do estudo do material a ser tratado como conjunto administrativo funcional, chega-se ao quadro de arranjo.
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Os atestados, certidões, traslados e cópias certificadas pertencem à categoria de documentos testemunhais de assentamento.