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A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.
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Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.
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É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às informações que veiculam.
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De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original.
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De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos separados, pois não podem ser misturados.