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Na caracterização de um documento de arquivo, dispensa-se a informação que reflete a ação implementada, o que foi comunicado ou decidido por meio dele.
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O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que deve ser o único critério para a classificação desses documentos.
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Entre os principais princípios arquivísticos encontram-se o princípio da proveniência e o princípio do respeito à ordem original. Enquanto aquele delimita externamente o fundo, este busca manter as relações de produção e acumulação dos documentos com as funções e atividades que lhes deram origem.
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A microfilmagem é apontada por alguns autores como a solução para os impasses decorrentes da aplicação do princípio da territorialidade dos arquivos.
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Os documentos arquivísticos são produzidos e acumulados imparcialmente para cumprir um fim administrativo, o que lhes confere, imediatamente, um valor primário.