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Diferentemente dos documentos das bibliotecas, os documentos de arquivo, à semelhança daqueles dos museus, são artificialmente produzidos e acumulados em razão de funções e atividades de instituições, pessoas ou famílias.
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Tendo em vista a unicidade do registro, as cópias não são permitidas em um mesmo conjunto documental.
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Por ser um conjunto de documentos produzidos e acumulados por instituições ou pessoas, os documentos de arquivo são inter-relacionados e sua gestão deve contemplar o conjunto, e não o item documental isoladamente.
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A autenticidade de um documento é verificada pelo contexto de sua criação e por sua manutenção, sem, contudo, considerar-se sua custódia.
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O princípio básico da arquivologia que reúne todos os documentos gerados por uma mesma fonte geradora de arquivo em um fundo é conhecido como princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.