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O conjunto de procedimentos e operações técnicas voltado para a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento realizado nas fases corrente e intermediária, tendo em vista a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente denomina-se
A característica arquivística relacionada ao processo de criação dos documentos, sua manutenção e custódia – considerando que os documentos são, segundo Fonseca (1998), “produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função ou atividade” (1998, p. 35-36), denomina-se
“Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos”
(Schellenberg, 2006, p. 40-41)

“Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.”
(Schellenberg, 2006, p. 41)

A sequência de termos que corresponde às definições na ordem em que foram apresentadas é 
Na história da Arquivologia, nem sempre os arquivos pessoais foram abordados como arquivos, diferentemente dos arquivos institucionais. Os seus lugares de custódia foram, na trajetória da área, as bibliotecas e os museus, e esses conjuntos tratados como coleções. Na literatura da área, os arquivos pessoais têm sido chamados de
Quando a teoria de fundos foi instituída, em meados do século XX, o Princípio do Respeito aos Fundos já era conhecido na prática em muitos países europeus.

O primeiro documento a registrar esse marco histórico da Arquivologia foi