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A conservação e a manutenção de documentos de arquivo ocorrem, em um primeiro momento, para resguardar a memória da instituição.
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Relatório de atividades anuais é um tipo documental.
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A aquisição de documentos envolve a transferência dos documentos aos arquivos intermediários e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
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A fase corrente é definida de acordo com os valores históricos dos documentos.
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Utiliza-se o princípio da proveniência para definir as três idades documentais.