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Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.
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A classificação dos documentos de arquivo não exige um conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. Isso só é necessário nos arquivos permanentes.
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O acesso a documentos mantidos no arquivo intermediário é restrito aos acumuladores ou aos que tenham autorização concedida por quem produziu ou recebeu o documento.
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A tipologia documental é a junção da espécie documental à função que deu origem ao documento.
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O prazo de guarda do tipo documental no arquivo corrente e no intermediário não precisa constar na análise tipológica, mas constitui item obrigatório da análise diplomática.