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Os tipos documentais podem ser agrupados em três grandes categorias: secundários, testemunhais e probatórios.
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A quantidade de tipos documentais está diretamente vinculada ao número de atividades desenvolvidas em uma organização pública ou privada.
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Os gêneros documentais agrupam espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, como, por exemplo, os documentos audiovisuais.
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A natureza e as particularidades dos diferentes suportes da informação exigem uma aplicação diferenciada de cada função arquivística.
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O princípio da territorialidade no plano institucional determina que os arquivos sejam conservados o mais perto possível do lugar da sua criação, e a sua aplicação significa que eles devem ser guardados pela instituição que os criou.