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A possibilidade ou a frequência de uso de um documento é elemento que define o local onde o documento deve ser armazenado, isto é, no arquivo corrente ou no intermediário.
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A base teórica para a avaliação de documentos é dada pelo princípio da pertinência.
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O modelo de avaliação de documentos ainda é o preconizado por Schellenberg, isto é, aquele fundamentado na teoria dos valores, que procura identificar nos documentos valores primário e secundário.
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O princípio da ordem original é um desdobramento do princípio da pertinência, que determina a reclassificação por assunto dos documentos.
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O princípio da territorialidade no plano institucional determina que os arquivos sejam conservados o mais perto possível do lugar de sua criação.