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Em geral, os arquivos correntes não se encontram centralizados fisicamente, mas distribuídos pelos vários setores da organização.
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O programa de gestão de documentos fundamenta-se em alguns princípios, entre eles, o do respeito à teoria das três idades documentais.
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O documento, para a disciplina arquivística, é a combinação do suporte com a informação nele registrada, utilizada como prova ou para consulta.
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O autor do documento, o seu destinatário e o conteúdo da mensagem nele contido são os elementos que definem os caracteres internos dos documentos.
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A naturalidade dos documentos arquivísticos deve-se ao fato de cada registro documental assumir um lugar único tanto na estrutura documental do grupo ao qual pertence quanto no universo documental.