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A exposição de mídias magnéticas a campos magnéticos pode causar distorção ou perda de dados, portanto, devem ser armazenadas em mobiliário de aço tratado com pintura de efeito antiestático.
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É necessário controlar a temperatura e a umidade relativa do ar nos depósitos de documentos. A presença de colônia de fungos nos documentos é indício de temperatura e de umidade altas; já documentos retorcidos ou ressecados indiciam umidade e temperatura muito baixas.
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A fim de proteger os documentos da radiação ultravioleta (UV) da luz solar, deve-se monitorar os níveis de luminosidade do local e utilizar persianas, cortinas ou filtros nas janelas. Para protegê-los da incidência de luz proveniente de lâmpadas fluorescentes, que também emitem radiação UV, é necessário aplicar, sobre os tubos ou luminárias, filtros bloqueadores.
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No acondicionamento de documentos permanentes, embalagens de papel com pH alcalino não devem ser utilizadas, porque provocam reações químicas que aceleram o processo de deterioração dos documentos.
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A preservação de documentos não depende apenas de acondicionamento e armazenamento físico. Para garantir a integridade das peças, é importante que o arquivista intervenha, também, nos procedimentos de produção e tramitação documental.