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A digitalização de documentos de arquivo é aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultaneamente por diferentes usuários.
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Um documento de arquivo deve, inicialmente, ser submetido ao processo de fase corrente; em seguida, esse documento deve ser digitalizado e, após cinco anos, transferido ao arquivo permanente.
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O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, até, ser apresentado em juízo.
De acordo com a legislação arquivística, os documentos de guarda definitiva acumulados pela Administração Pública Federal devem ser
Nas recomendações elaboradas pelo Arquivo Nacional sobre a matéria e submetidas a consulta pública, em maio de 2009, a digitalização dos arquivos tem como justificativa principal