Questões de Concurso - Questões e Provas de Concursos Públicos

A prefeitura de Belo Jardim (PE) está implementando um novo sistema de gestão documental para otimizar o arquivamento e a recuperação de processos administrativos. O objetivo é digitalizar documentos físicos, como alvarás e certidões, e organizá-los eletronicamente para facilitar o acesso por parte dos servidores autorizados e garantir a preservação a longo prazo. Qual das seguintes opções descreve um procedimento fundamental para a digitalização e gestão eletrônica de documentos nesse contexto?

(a)

Digitalizar os documentos em formatos de imagem com baixa resolução e sem indexação, armazenando-os em pastas aleatórias em um único disco rígido compartilhado, sem backups.

(b)

Realizar a digitalização em formatos de arquivo adequados (como PDF/A para preservação), organizar os documentos em uma estrutura de pastas lógica, indexar os arquivos com metadados relevantes (data, tipo de documento, assunto) e implementar rotinas de backup regulares.

(c)

Converter todos os documentos digitalizados para formatos proprietários de software específico, sem garantir a compatibilidade futura, e armazená-los em mídias removíveis que não são testadas periodicamente.

(d)

Digitalizar apenas as páginas iniciais dos documentos, ignorando o restante do conteúdo, e utilizar nomes de arquivo genéricos como 'documento1.pdf', 'documento2.pdf'.

(e)

Priorizar a impressão dos documentos digitais em papel para garantir a segurança, e descartar os arquivos eletrônicos originais após um curto período de tempo.

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