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Durante a implantação de um sistema eletrônico de gestão documental, determinado órgão municipal passou a digitalizar documentos físicos, mantendo procedimentos destinados à indexação, ao controle de acesso e à recuperação das informações. Com base nesse contexto, analise as assertivas a seguir.

I. A digitalização de documentos, quando integrada à adequada indexação e aos mecanismos de recuperação da informação, contribui para maior eficiência da gestão documental.
PORQUE
II. A indexação possibilita relacionar documentos a informações que facilitam sua localização e recuperação, reduzindo o tempo necessário para acesso aos registros.

Assinale a alternativa correta.

Quanto à organização e ao controle de documentos nas organizações públicas, julgue o item seguinte. 


Na gestão eletrônica de documentos, a indexação e a classificação compreendem a organização por meio de metadados e a aplicação de planos de classificação, que permitem a busca e a recuperação precisas e rápidas.

Em relação à gestão documental, julgue o próximo item.



 

O registro de metadados é irrelevante para a recuperação posterior de documentos digitais.

Considerando essa situação hipotética e os princípios da gestão eletrônica de documentos, julgue o item seguinte.


A equipe técnica observou que a recuperação eficiente de documentos no sistema depende não apenas da digitalização, mas também da adequada classificação e da indexação das informações.

A captura de um documento em papel por meio de digitalização, seguida de sua indexação e de sua inserção em sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, produz um documento nato?digital e autoriza a eliminação do original, desde que o representante digital permaneça íntegro, autêntico e acessível durante o prazo de guarda previsto na tabela de temporalidade.