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Os termos utilizados para indexar obras, se não controlados por listas de autoridade ou por tesauros, quando inseridos em um catálogo eletrônico, devem estar no campo repetitivo 697 do formato MARC.
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As linguagens de indexação podem ser chamadas de vocabulários ou léxicos, pois são suficientemente articuladas e constituem unidades geradoras de novas unidades linguísticas.
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As linguagens que combinam termos no momento da indexação e da busca, utilizadas principalmente em sistemas automatizados, são chamadas de linguagens naturais.
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Um termo genérico, denominado broader term, tem por função representar sem ambiguidades as noções presentes em um documento que corresponda à pesquisa do usuário.
O processo de indexação, basicamente, compreende dois estágios: a análise de assunto e a tradução. O primeiro estágio é subdividido em outras três etapas: