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Uma das vertentes de dados que deve ser abrangida pelo guia é a referente aos serviços prestados pelo arquivo.
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A elaboração do repertório justifica-se quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes.
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São exemplos de instrumentos de pesquisa, de caráter genérico e globalizante, os inventários, os catálogos e os índices.
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Os instrumentos de busca nos arquivos intermediários resumem-se aos catálogos e inventários.
O inventário, instrumento de pesquisa típico dos arquivos, toma por base indivisível de descrição