Durante a instrução de um processo administrativo, o Oficial de Administração realiza procedimentos relacionados ao protocolo, à organização e ao acompanhamento da tramitação documental. Considerando essas atividades, associe os procedimentos da Coluna 1 às respectivas finalidades descritas na Coluna 2.

Coluna 1

1. Autuação.

2. Juntada.

3. Tramitação.

4. Controle de prazos.

Coluna 2

(__) Acompanha os períodos estabelecidos para manifestação ou prática de atos administrativos.

(__) Consiste na movimentação formal do processo entre unidades administrativas.

(__) Corresponde à formação do processo administrativo mediante organização inicial dos documentos.

(__) Refere-se à inclusão de novos documentos em processo já existente.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Em determinado órgão público, uma assistente administrativa iniciou o expediente recebendo cidadãos no balcão de atendimento, registrando solicitações encaminhadas por telefone e por correio eletrônico, protocolando documentos entregues presencialmente e acompanhando processos administrativos em tramitação. Ao longo do dia, também atualizou planilhas de controle de prazos, elaborou um comunicado interno, encaminhou documentos à unidade competente e organizou processos físicos e eletrônicos para facilitar sua localização quando solicitados. Com base nessa situação e nas rotinas administrativas normalmente adotadas, assinale (V) para as afirmativas verdadeiras ou (F) para as falsas.

(__) O atendimento prioritário restringe-se às pessoas com idade igual ou superior a sessenta anos, não alcançando outros públicos previstos na legislação.

(__) O protocolo tem a finalidade de registrar o recebimento ou a expedição de documentos, contribuindo para o controle de sua movimentação administrativa.

(__) A autuação consiste na formação de um processo administrativo a partir da reunião organizada de documentos relacionados a determinado assunto.

(__) A juntada corresponde ao ato de anexar documentos ou peças a um processo, conforme a necessidade de sua instrução.

(__) O encaminhamento de uma solicitação à unidade competente pode ocorrer após seu registro, favorecendo o acompanhamento da demanda durante a tramitação.

(__) O arquivamento de documentos e processos busca facilitar sua localização, preservação e recuperação quando necessária à atividade administrativa.

(__) Comunicações administrativas simples devem apresentar linguagem clara, objetiva e adequada à finalidade institucional.

(__) O atendimento por telefone, por meio eletrônico e de forma presencial pode exigir o registro das informações essenciais para possibilitar o adequado acompanhamento da solicitação.

(__) O preenchimento de planilhas destinadas ao controle de prazos constitui atividade incompatível com a gestão administrativa de documentos e processos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

A tramitação processual exige observância de procedimentos que garantam rastreabilidade e segurança. Analise as afirmativas:

I.A juntada por anexação consiste na união definitiva de processos com o mesmo interessado ou objeto, formando volume único com renumeração sequencial de folhas e registro do ato nos autos.
II.A juntada por apensação mantém a autonomia física dos processos, que tramitam conjuntamente por conexão de matéria, podendo ser separados (desapensados) após decisão ou quando cessar a razão da união.
III.O desentranhamento de peças pode ser realizado de ofício pelo servidor da unidade de protocolo quando identificar documento juntado por equívoco manifesto, desde que registre a ocorrência e notifique o interessado.

É correto o que se afirma em:

Em relação aos procedimentos administrativos, assinale a alternativa que corresponde à definição da “juntada por apensação”:

Uma secretaria precisa responder a requerimento de servidor sobre licença funcional. O processo contém documento médico, despacho técnico, minuta de resposta e histórico de tramitação. A chefia solicita texto claro, mas sem perder formalidade, sigilo e rastreabilidade. A esse respeito, assinale a alternativa correta: