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Avisos destinados unicamente a encaminhar documentos devem ser iniciados com a referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se não tiver havido solicitação da remessa, deve constar no campo Assunto a expressão Sem solicitação prévia.
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Para que a mensagem de correio eletrônico, cada vez mais empregada no serviço público, tenha valor documental, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
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Como na redação do segundo parágrafo do texto foram atendidas as normas do padrão culto da língua, esse parágrafo poderia compor um documento oficial, como, por exemplo, uma exposição de motivos.
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O fecho das comunicações é obrigatório em qualquer tipo de documento oficial e restringe-se a apenas dois: Respeitosamente e Atenciosamente, a depender da relação hierárquica existente entre o remetente e o destinatário.
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Na comunicação oficial, o emprego da língua em sua modalidade formal decorre da necessidade de se informar algo o mais claramente possível, de maneira concisa e não pessoal, sendo imprescindível, seja qual for o destinatário, o emprego dos termos técnicos próprios da área de que se trata.