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É vedado o emprego de estrangeirismos em comunicações oficiais.
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O ofício é expedido exclusivamente por ministros de Estado.
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A forma de tratamento Digníssimo deve ser utilizada apenas para parlamentares, como deputados federais, estaduais, distritais e senadores.
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Em memorando expedido pelo chefe do setor de tecnologia para o diretor-geral do Departamento Penitenciário Nacional, deve-se empregar o vocativo “Senhor Diretor-Geral Fulano de Tal”.

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O aviso, modalidade de comunicação utilizada para o tratamento de assuntos oficiais entre órgãos da administração pública, é expedido exclusivamente por ministro de Estado para autoridades de mesma hierarquia.