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O documento arquivístico digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico.
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Documento convencional é a denominação utilizada pelo CONARQ para se referir a todos os documentos arquivísticos não digitais.
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Denomina-se gerenciamento eletrônico de documentos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e armazenamento de informação contida, especificamente, em documentos convencionais.
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A exposição de mídias magnéticas a campos magnéticos pode causar distorção ou perda de dados, portanto, devem ser armazenadas em mobiliário de aço tratado com pintura de efeito antiestático.
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A preservação da informação em formato digital é apenas um problema tecnológico, que será solucionado com o desenvolvimento, pela indústria de tecnologia da informação, de ferramentas capazes de garantir a segurança física dos dados.