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A microfilmagem de documentos de arquivo possui validade legal quando esse processo ocorre simultaneamente à digitalização.
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A digitalização de documentos de arquivo é aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultaneamente por diferentes usuários.
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Um documento de arquivo deve, inicialmente, ser submetido ao processo de fase corrente; em seguida, esse documento deve ser digitalizado e, após cinco anos, transferido ao arquivo permanente.
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Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, podem ser eliminados após a microfilmagem.
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A gestão arquivística de documentos digitais deve prever um sistema eletrônico que adote requisitos funcionais, não-funcionais e metadados.