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A microfilmagem é apontada por alguns autores como a solução para os impasses decorrentes da aplicação do princípio da territorialidade dos arquivos.
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De acordo com lei que regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais no Brasil, os filmes negativos resultantes de microfilmagem devem ser arquivados fora da repartição detentora do arquivo, devido à possibilidade de sinistros.
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Por seguirem padrões internacionais, os requisitos funcionais podem prescindir da legislação nacional.
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Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos deve conter metadados detalhados sobre a estrutura, o conteúdo, a integridade e a proveniência de cada documento.
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Um dos aspectos a serem considerados na preservação de documentos são os formatos dos arquivos, visto que diferentes formatos e versões apresentam especificação técnica própria, que inclui a determinação das informações e da ordem de gravação no arquivo físico, composto por códigos binários.