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A política de backup para a preservação dos documentos digitais garante a restauração de cópias dos documentos e dos sistemas.
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Os documentos digitais podem ser gerados por sistemas informatizados por meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de banco de dados, por processo de digitalização ou diretamente com uso de software ou sistema específico.
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O microfilme de segurança serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.
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Microfilmes danificados devem ser colocados em recipiente com metilcelulose e enviados para um laboratório que possua meios adequados para o seu tratamento.
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Os documentos que perderam seu valor primário são recolhidos ao arquivo permanente, onde deverão ser microfilmados ou digitalizados e, em seguida, eliminados.