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A microfilmagem é indicada para documentos com prazos de guarda entre um e três anos.
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A microfilmagem sistemática de séries ou de fundos inteiros deve ser efetuada em caráter excepcional.
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A gestão da informação restringe-se à informação de dados criados por computadores ou neles armazenados.
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A transferência de documentos para arquivamento intermediário, o recolhimento para guarda permanente e o uso racional dos recursos tecnológicos são atividades do programa de gestão de documentos.
Nas recomendações elaboradas pelo Arquivo Nacional sobre a matéria e submetidas a consulta pública, em maio de 2009, a digitalização dos arquivos tem como justificativa principal