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Os elementos considerados essenciais para a troca de informação descritiva entre países, segundo a Norma Internacional de Descrição Arquivística, são o código de referência, o título, o produtor, a história administrativa, a dimensão e suporte e o nível de descrição.
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Devido à inexistência de norma brasileira, a descrição de arquivos deve seguir as orientações da norma internacional de descrição arquivística (ISAD-G).
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O e-ARQ Brasil fornece especificações técnicas e funcionais a sistemas de gestão arquivística de documentos que tenham sido desenvolvidos ou implantados em determinadas plataformas tecnológicas, o que restringe a utilização desse modelo.
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O modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, o e-ARQ Brasil, é aplicável para os sistemas que produzem e mantêm documentos digitais e(ou) convencionais. No caso dos documentos digitais, inclui o registro das referências nos metadados; no caso dos documentos em papel, o sistema inclui os próprios documentos.
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A ISDF, que orienta a descrição das funções institucionais, compreende como função somente o objetivo de alto nível, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coletiva pela legislação, política ou mandato.