Questões de Concurso

O método de arquivamento a ser utilizado para a organização de determinada documentação vai depender da natureza dos documentos em tratamento e da estrutura orgânica da instituição. Do conjunto de métodos, é considerado direto aquele em que a realização da pesquisa é feita no próprio conjunto documental, sem a necessidade de recorrer a um índice para localizar qualquer documento. Um exemplo de método direto é o:

Sobre as técnicas de arquivamento, analise as afirmativas a seguir:
I.A organização alfabética é indicada para arquivos em que os documentos são facilmente identificados por nomes, como arquivos de pessoas ou empresas.
II.A organização cronológica consiste em ordenar documentos conforme sua data, facilitando o acompanhamento da evolução temporal dos processos.
III.A organização numérica não permite a utilização de códigos para identificação dos documentos, limitando-se apenas a números sequenciais simples.
IV.A organização por assunto ou temática agrupa documentos conforme o tema, sendo útil para pesquisas específicas dentro de grandes volumes documentais.
Assinale a alternativa correta:

Em uma repartição pública, a organização eficiente dos arquivos é essencial para garantir a rápida localização e o correto uso dos documentos, contribuindo para a transparência e agilidade nos serviços prestados à população. Considerando os conceitos básicos de organização de arquivos e métodos de acesso, assinale a alternativa INCORRETA. 

Relacione corretamente os métodos de arquivamento da primeira coluna 1, com suas respectivas características descritas na coluna 2:

Coluna 1 ? Método de Arquivamento

1. Alfabético.

2. Numérico.

3. Geográfico.

4. Cronológico.

Coluna 2 ? Característica

(__) Sequência baseada no dia, mês e ano dos documentos.

(__) Organização conforme a inicial dos nomes de pessoas ou empresas.

(__) Separação dos documentos por região, cidade ou estado.

(__) Identificação por meio de números atribuídos de forma progressiva. A sequência correta         

 A Analista de Recursos Humanos, responsável pelo setor de protocolo de uma autarquia municipal, recebeu a tarefa de reorganizar os arquivos físicos de processos administrativos acumulados nos últimos anos. Para isso, ela precisa escolher o método de arquivamento mais adequado, considerando os seguintes critérios:
• Os documentos são classificados por nome dos requerentes.
• Há grande rotatividade de processos e necessidade de acesso rápido.
• A equipe está habituada a localizar documentos por ordem.
• Não há sistema informatizado de indexação por número ou código.

Com base nesse cenário, qual método de arquivamento correto, deve ser priorizado?