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Segundo o Conselho Nacional de Justiça, os documentos de guarda permanente, após digitalizados, devem ser:
O arquivista deve influenciar na criação dos documentos. Para que tenham mais resistência ao manuseio, as capas dos processos devem conter fibra:
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A existência de documentos com longos prazos de guarda possibilita a reformatação de suportes.
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A proteção de documentos em caso de um sinistro deve ser feita a partir do desenvolvimento de um programa de documentos essenciais ou vitais, um dos elementos do programa de gestão de documentos.
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O depósito de arquivo deve privilegiar o uso de luz natural, que auxilia na conservação dos documentos em suporte papel.