Questões de Concurso

Em determinado órgão público, uma assistente administrativa iniciou o expediente recebendo cidadãos no balcão de atendimento, registrando solicitações encaminhadas por telefone e por correio eletrônico, protocolando documentos entregues presencialmente e acompanhando processos administrativos em tramitação. Ao longo do dia, também atualizou planilhas de controle de prazos, elaborou um comunicado interno, encaminhou documentos à unidade competente e organizou processos físicos e eletrônicos para facilitar sua localização quando solicitados. Com base nessa situação e nas rotinas administrativas normalmente adotadas, assinale (V) para as afirmativas verdadeiras ou (F) para as falsas.

(__) O atendimento prioritário restringe-se às pessoas com idade igual ou superior a sessenta anos, não alcançando outros públicos previstos na legislação.

(__) O protocolo tem a finalidade de registrar o recebimento ou a expedição de documentos, contribuindo para o controle de sua movimentação administrativa.

(__) A autuação consiste na formação de um processo administrativo a partir da reunião organizada de documentos relacionados a determinado assunto.

(__) A juntada corresponde ao ato de anexar documentos ou peças a um processo, conforme a necessidade de sua instrução.

(__) O encaminhamento de uma solicitação à unidade competente pode ocorrer após seu registro, favorecendo o acompanhamento da demanda durante a tramitação.

(__) O arquivamento de documentos e processos busca facilitar sua localização, preservação e recuperação quando necessária à atividade administrativa.

(__) Comunicações administrativas simples devem apresentar linguagem clara, objetiva e adequada à finalidade institucional.

(__) O atendimento por telefone, por meio eletrônico e de forma presencial pode exigir o registro das informações essenciais para possibilitar o adequado acompanhamento da solicitação.

(__) O preenchimento de planilhas destinadas ao controle de prazos constitui atividade incompatível com a gestão administrativa de documentos e processos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

Em um órgão público, o setor de protocolo é responsável por garantir que todos os documentos recebidos sejam corretamente tratados antes de serem encaminhados aos setores competentes. Certa manhã, a servidora responsável identificou os seguintes casos:

• Um envelope com documentação sigilosa, sem identificação clara do remetente, mas endereçado diretamente ao setor jurídico.
• Um ofício externo com assunto genérico, endereçado à presidência, porém com conteúdo de interesse da área técnica.
• Um memorando interno enviado por e-mail, mas posteriormente impresso para arquivamento e distribuição.
• Um processo físico com prazos administrativos já em andamento, mas que chegou sem número de protocolo.

Com base nas boas práticas de gestão documental e nas etapas do protocolo, avalie as medidas mais adequadas que a servidora deve adotar: 

Protocolo é o setor que controla o fluxo de documentos, desde o recebimento até a expedição, podendo ser

Uma prática eficiente para o controle de ofícios e correspondências em um setor administrativo é: 

Relacione os termos da coluna 1 com suas respectivas definições na coluna 2, de acordo com as práticas de gestão documental na administração pública:

Coluna 1 ? Atividade documental

1. Protocolo.

2. Registro.

3. Tramitação.

4. Expedição.

5. Arquivamento.

Coluna 2 ? Definições

(__) Atividade responsável pelo envio de documentos para fora do órgão, seja por meio físico ou eletrônico.

(__) Conjunto de procedimentos que inclui o recebimento, classificação e distribuição de documentos.

(__) Inserção formal de dados em sistema ou livro para identificar e controlar documentos recebidos ou produzidos.

(__) Organização e guarda dos documentos para fins de consulta, preservação ou descarte futuro.

(__) Movimentação dos documentos entre setores ou unidades, conforme o andamento dos processos.

A sequência está correta em