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Os documentos de arquivo produzidos devem obrigatoriamente ser registrados nos sistemas de protocolo; esse procedimento, contudo, não se aplica aos documentos recebidos, que, conforme a origem, podem não estar sujeitos a registro.
Ao chegar ao protocolo, a correspondência deve ser separada em duas classes, e a segunda delas será separada também em duas classes. São elas, respectivamente:
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A tramitação de um documento deve ocorrer nos setores que possuam permissão para tomar uma decisão sobre esse documento.
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O processo pode ser aberto em qualquer setor de trabalho do órgão ou empresa, ou seja, isso não precisa ser feito, necessariamente, no protocolo.
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Os metadados são retirados dos documentos de arquivo no momento do registro destes nos sistemas de protocolo e durante a tramitação desses documentos pelos setores de trabalho do órgão ou empresa.