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O plano de ação anual é uma espécie documental que pode ser transformada em um tipo documental.
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Verifica-se, por meio da análise tipológica de documentos — que parte do princípio da proveniência —, se um conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos.
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A espécie documental, que é a base para o estabelecimento de uma tipologia documental, é representada pelos gêneros documentais.
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A elaboração padronizada de tipos/séries documentais, a implantação de sistemas de organização da informação e a aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos são atividades da fase de produção de documentos.
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O tipo documental consiste na associação entre a espécie documental e a função que o documento representa. São exemplos de tipos documentais: o memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia.