Saber que tem um coffee break durante a reunião, além de servir como incentivo, também ajuda na interação e descontração, principalmente quando o assunto da reunião é tenso.

Certas reuniões realmente necessitam da participação de todos os envolvidos no órgão e/ou departamento. Entretanto, é importante verificar de que forma cada pessoa vai contribuir para a solução de um possível problema ou como a participação dela na reunião irá acrescentar efetivamente para o funcionamento do trabalho e tomada de decisão. Selecione pessoas que estejam de acordo, sejam a favor do tema que será abordado na reunião. Quanto menos pessoas participarem de uma reunião, maiores as chances e maiores as contribuições de cada um. 

Em uma reunião é normal que surjam perguntas, mas é importante que o organizador mantenha o foco no assunto principal. Uma boa opção é direcionar as participações, fazendo perguntas objetivas para as pessoas.

O ambiente escolhido para a reunião é muito importante e deve ser escolhido com cautela. Muitas vezes, no caso das empresas públicas, realizar a reunião dentro do local de trabalho pode tirar o foco principal, uma opção que tem dado bons resultados é alugar uma sala para fazer a reunião fora do ambiente usual de trabalho.