Os pronomes de tratamento podem aparecer em três momentos distintos: no endereçamento, no vocativo e no corpo do texto.

O vocativo é o elemento usado, antes do corpo da mensagem, para dirigir-se ao destinatário, e deve ser iniciado pelo pronome de tratamento adequado a cada situação interlocutiva.

O pronome de tratamento deve ser flexionado em gênero e em número, considerando os aspectos interativos envolvidos (a quem se direciona o texto).

Aspectos subjetivos relacionados à individualidade do sujeito que redige a redação devem ser suprimidos, dando espaço para a voz institucional.

Deve-se evitar o uso de elementos de coesão, pois eles subordinam termos da oração e orações entre si, o que pode resultar em mensagens com problemas no que tange à clareza ou à concisão.