Um órgão público recebeu um lote de documentos físicos contendo informações sobre licitações passadas. A equipe do protocolo precisa organizar esses documentos para garantir o acesso rápido e seguro, além de definir o fluxo de tramitação interna. Considerando as atividades gerais do protocolo, qual o procedimento inicial mais adequado para a entrada desses documentos no órgão?