Em Santos, um servidor público foi responsável por administrar bens públicos e documentos relacionados às atividades administrativas. Durante uma inspeção, verificou-se que alguns documentos estavam deteriorados e outros ausentes, comprometendo a transparência e a preservação do patrimônio documental. Considerando as responsabilidades do servidor, qual das ações abaixo demonstra o zelo adequado pelo patrimônio e documentação pública?