Um órgão público municipal em Montenegro (RS) recebeu um ofício do governo estadual solicitando informações sobre um projeto de saneamento básico. A servidora responsável pelo protocolo precisa registrar o documento, encaminhá-lo para a área técnica responsável e garantir que seu trâmite interno seja eficiente. Considerando os princípios de gestão de documentos e a importância do controle de correspondências, assinale a alternativa que descreve corretamente o papel do protocolo nesse cenário.