Um cidadão procura o posto de atendimento da prefeitura para solicitar a segunda via de um alvará de funcionamento, mas o servidor, ao consultar o sistema, informa que o documento original foi emitido há mais de 10 anos e que, por norma interna, tais registros são mantidos apenas por 5 anos. O cidadão, insatisfeito, argumenta que precisa do documento para uma transação bancária. Diante dessa situação, qual a postura ética e procedimental mais adequada para o servidor público?