A secretária de uma escola em Tufilândia (MA) precisa organizar a documentação referente à matrícula dos alunos para o próximo ano letivo. Ela tem em mãos diversos formulários, históricos escolares e comprovantes de residência. Para garantir a eficiência do processo e a segurança das informações, é fundamental que ela siga procedimentos claros e utilize ferramentas adequadas de comunicação oficial. Qual das alternativas abaixo descreve corretamente uma prática essencial nesse contexto?