Um processo de solicitação de licença ambiental na prefeitura de Campo Alegre (AL) tem se arrastado por meses, com documentos sendo enviados e recebidos por diferentes setores sem um fluxo claro. Os servidores envolvidos precisam entender como otimizar a tramitação para agilizar a análise e a decisão. Considerando os conceitos de workflow e tramitação de processos, qual alternativa descreve uma prática essencial para a eficiência desse fluxo?